- Старт. Работа с оборудованием.
- Первое включение и настройка личного кабинета
- Начало работы с приложением
- Как проводить операции принимать оплату
- Свободная продажа
- Продажа через каталог и сканер штрих-кода
- Продажа маркированного товара
- Как редактировать сформированную продажу?
- Как совершить продажу наличными
- Оплата способом Раздельная (наличные + карта)
- Способ оплаты картой
- Как отправить клиенту чек на номер телефона или e-mail
- Как принять оплату через СБП (Систему быстрых платежей)
- Настройка способа оплаты "Электронными"
- Как совершить возврат продажи
- Как провести частичный возврат продажи
- Как отложить оплату продажи
- Как добавить комментарий к продаже
- Работа со скидками
- Дополнительные операции и функции в приложении
- Работа в базовом приложении кассы MSPOS Expert
Перед тем как начать работать с приложением необходимо провести небольшую настройку в личном кабинете.
Необходимо зайти в личный кабинет LIFE POS
1. Добавьте торговую точку.
2. Добавьте рабочее место (после добавления вам придет смс сообщение с 8-значным кодом активации рабочего места, вы используете его в приложении 1 раз)
Инструкция по настройки личного кабинета LIFE POS.
В личном кабинете у вас есть возможность создать каталог товаров- инструкция.
После добавления рабочего места и сотрудника в Личном кабинете LIFE POS введите полученный по смс на номер этого сотрудника код активации рабочего места в приложении AlfaCASH.
Активация устройства (привязка его к “торговой точке” организации) в рамках приложения производится единоразово. Код активации рабочего места имеет 8-значный формат.
Запустите приложение AlfaCASH и введите полученный код активации в смс и выполните привязку торговой точки нажатием на нее.
После привязки торговой точки у вас откроется окно ввода PIN-кода сотрудника.
Введите шестизначный PIN-код сотрудника (6 цифр) в AlfaCASH. PIN-код приходит на мобильный телефон сотрудника при его создании в Личном кабинете LIFE POS и используется для идентификации сотрудника на рабочем месте, то есть на одном устройстве под своим личным PIN-кодом могут работать разные сотрудники.
Для того, чтобы открыть смену необходимо сделать следующее:
Нажмите кнопку Меню (3 полоски левый верхний угол) - Кнопка Открыть смену:
Для того, чтобы закрыть смену необходимо сделать следующее:
Нажмите кнопку Меню (3 полоски левый верхний угол) - Кнопка Закрыть смену:
ВАЖНО! Обратите внимание. В начале рабочего дня (если планируется проведение продаж) смену необходимо открывать, в конце рабочего дня смену необходимо закрывать. Максимально смена может быть открыта не более 24 часов.
При закрытии смены происходите закрытие кассовой смены (формируется Z-отчет) и закрытие банковской смены (проходит сверка итогов), дополнительно проводить отдельно сверку итогов НЕ требуется.
Также рекомендуем перед закрытием смены в конце рабочего дня проверить, чтобы ВСЕ продажи в приложении AlfaCASH были успешно фискализированы.
Для проверки зайдите в приложение AlfaCASH - кнопка Меню (3 полоски левый верхний угол) - Строка Продажи - Вкладка Архив.
Рядом с нефискализированой продажей будет отображен круг красного цвета:
Если продажа не была фискализирована это означает, что при проведении оплаты у вас не вышел кассовый чек (слип-чек со словом "Одобрено" при оплате картой при этом выходит и оплата в этом случае прошла успешно). По ФЗ-54 кассовый чек должен быть создан обязательно при проведении продажи, за несоблюдение требований ФЗ-54 предусмотрены штрафы:
Если вы обнаружили, что кассовый чек не был создан в день получения средств, то необходимо оформить операцию "чека коррекции", эта операция предусматривает исправление такой ситуации по 54 Ф.З
Инструкция по формированию по ссылке
Штрафы, предусмотренные за нарушение ФЗ № 54.
Денежные санкции зависят от выручки, полученной в период работы с нарушениями кассового режима. Штрафы могут начисляться без составления протокола.
| Нарушение | На сколько оштрафуют компанию | |
| Работа без онлайн-кассы | От ¼ до ½ от выручки, но не менее 10 тысяч рублей | От ¾ до 100% от выручки, но не менее 30 тысяч рублей |
| Повторное нарушение, «серая» выручка превышает 1 млн рублей | Дисквалификация сроком на 1–2 года | Закрытие магазина на срок до 3 месяцев |
| Онлайн-касса не отвечает требованиям ФЗ № 54 | 1,5–3 тысячи рублей (или предупреждение) | 5–10 тысяч рублей |
| Покупатель не получил бумажного или электронного чека (по требованию) | 2 тысячи рублей (или предупреждение) | 10 тысяч рублей (или предупреждение) |
| Непредставление документов по требованию ФНС России | 1,5–3 тысячи рублей (или предупреждение) | 5–10 тысяч рублей (или предупреждение) |
Как фискализировать продажу вручную с архива, можно посмотреть тут https://support.life-pay.ru/ru/knowledge_base/article/215/category/128#nesformcheck
Для формирования продажи запустите приложение AlfaCASH
нажмите на три полоски в верхнем левом углу-новая продажа и кликните на кнопку "новая продажа" -кнопка "действия" - "свободная позиция"
заполните данные текущей операции (наименование, единица измерения, НДС и т.д) нажмите "продолжить" и перейдите к этапу продажи.
У вас есть возможность предварительно добавить каталог в личном кабинете LIFE POS и добавленные позиции выбирать из каталога на кассе в приложении.
Продажа по каталогу и через сканер штрих-кодов
Продажа по каталогу
1) В приложении AlfaCASH откройте раздел “Продажи”
2) Выберите раздел “Открытые” — нажмите “Новая продажа” или выберите из списка отложенную продажу.
3) Каталог выбирается нажатием на знак "+"
4) Далее открываются все категории (если они созданы в ЛК LIFE POS) или список товаров которые вы добавили в личном кабинете:
Если "провалиться" в категорию, то откроются только те товары, что были привязаны к этой категории в личном кабинете LIFE POS
ВАЖНО! Если заранее в ЛК установлена цена, то изменить ее нельзя. Она будет фиксирована и сразу применяться к позиции. Вы выбираете только количество.
Если цена в ЛК не указана, то вы выбираете количество, и указываете стоимость.
Продажа через сканер штрих-кодов
1) Для того, чтобы касса идентифицировала товар, необходимо указать штрих- код EAN-13 в ЛК LIFE POS.
После того, как штрих-код добавлен в ЛК LIFE POS, в приложении AlfaCASH откройте раздел “Продажи”
2) Выберите раздел “Открытые” — нажмите “Новая продажа” или выберите из списка отложенную продажу.
3) Слева нажмите кнопку "Действия" - "Сканер штрих-кода"
4) Откроется встроенная камера через которую необходимо отсканировать штрих код EAN-13, чтобы быстро найти товар.
5) Позиция появится в списке текущей продажи, при необходимости добавьте еще позиции и начните расчет с покупателем.
Инструкция по добавлению каталога
Как удалить позицию из продажи
Подробнее можно посмотреть тут о маркировке.
1. В личном кабинете LIFE POS добавьте товар, и выберите категорию маркировки.
2. После того, как данные добавлены в ЛК LIFE POS, в приложении AlfaCASH откройте раздел “Продажи”
3. Выберите товар из каталога.
4. Если это товар, подлежащий маркировке - откроется экран сканирования маркировки.
5. Просканируйте код DataMatrix на товаре.
6. Если сканирование прошло успешно - вы увидите сообщение о распознавании.
ВАЖНО! Товар должен быть добавлен в личном кабинете в каталог с выбранной категорией маркировки.
Как редактировать сформированную продажу
В приложении, в разделе "Продажи", выбрать вкладку "Открытые". Зайти в нужную продажу и продолжить наполнять корзину (через функцию “Свободная продажа”/”Каталог”) или же напротив удалить ненужные позиции из корзины.
- Для удаления позиции - потяните экран влево, и подтвердите удаление позиции.
- Для изменения количества позиции - нажмите на товар, и внесите изменение.
Позиция появится в списке текущей продажи, при необходимости добавьте еще позиции и начните расчет с покупателем.
Как совершить продажу наличными
В приложении AlfaCASH откройте раздел “Продажи”
Выберите раздел “Открытые” — нажмите “Новая продажа”.
Добавьте позиции в продажу и по окончанию нажмите на кнопку “Оплатить”.
Выберите способ оплаты, например, наличными.
Оплаченная сумма появится во вкладке “Архив”.
Оплата раздельными (наличные + карта)
В приложении AlfaCASH откройте раздел “Продажи”
Выберите раздел “Открытые” — нажмите “Новая продажа”.
Добавьте позиции в продажу и по окончанию нажмите на кнопку “Оплатить”.
Выберите способ оплаты "Раздельная"
Оплаченная сумма появится во вкладке “Архив”:
В приложении AlfaCASH откройте раздел “Продажи”
Выберите раздел “Открытые” — нажмите “Новая продажа”.
Добавьте позиции в продажу и по окончанию нажмите на кнопку “Оплатить”.
Выберите способ оплаты "Картой"
Оплаченная сумма появится во вкладке “Архив”:
Как отправить клиенту чек на номер телефона или e-mail
Для отправки электронного чека клиента выполните следующее:
- Создайте продажу
- До того как нажать кнопку "Оплатить" нажмите внизу экрана кнопку Действия - Покупатель
- В строке e-mail/телефон введите данные для отправки электронного чека. Обратите внимание, номер телефона нужно ввести с +7.
Важно! При отправке электронного чека покупателю бумажный чек будет все равно распечатан.
Как принять оплату через СБП (Систему быстрых платежей)
Перед расчетом с покупателем на экране выбора оплаты нажмите на кнопку “СБП”.
Покажите QR код покупателю для сканирования смартфоном.
Покупатель сканирует QR. Смартфон покупателя предложит открыть ссылку в одном из установленных приложений банков, поддерживающих оплату по QR.
Покупатель, после открытия банковского приложения, подтверждает перевод.
Если перевод прошел успешно - в приложении AlfaCASH закроется экран оплаты и начнется формирование чека (фискализация).
Для сканирования QR - на телефоне покупателя должно быть установлено приложение, позволяющее работать с QR. В некоторых смартфонах это может быть обычное приложение камеры, а на каких-то устройствах потребуется установка доп.приложения из магазина приложений.
Чтобы покупатель смог провести оплату - ему нужно быть клиентом банка, поддерживающего оплату по QR в банковском приложении. Список банков, поддерживающих оплату по QR расположен на сайте НСПК .
Важно! Если кассир решит закрыть сформированную оплату ДО того как завершится фискализация, выйдет предупреждающее окно.
Чтобы избежать возврата денег покупателю после считывания им QR-кода нужно дождаться завершения фискализации на экране приложения.
Настройка способа оплаты "Электронными".
Для начала необходимо включить способ оплаты "Электронными" в личном кабинете LIFE POS.
1) Зайдите в личный кабинет LIFE POS. Инструкция по авторизации в личном кабинете доступна тут
2) Далее в ЛК LIFE POS - Структура бизнеса - Выберите нужную торговую точку - Настройка способов оплаты - Нажмите шестеренку
Затем можно зайти в приложение AlfaCASH, создать новую продажу, нажать кнопку "Оплатить" и выбрать способ оплаты "Электронными".
Как совершить возврат продажи
На экране “Продажи” перейти во вкладку Архив.
В списке закрытых продаж выберите и откройте нужную продажу. Нажмите внизу кнопку “Возврат”
Если ранее оплата была:
1. Наличными: подтвердите возврат и дождитесь формирования чека
2. Принята способом "Электронными", то при нажатии кнопки "Возврат" распечатается фискальный чек. Предварительно необходимо выполнить возврат покупателю с расчетного счета.
3. СБП: произойдет возврат платежа покупателю и сразу распечатается фискальный чек (перед проведением возврата убедитесь, что на вашем расчетном счету есть средства для возврата).
Как провести частичный возврат продажи
На экране “Продажи” перейти во вкладку Архив.
В списке закрытых продаж выберите и откройте нужную продажу. Нажмите внизу кнопку “Возврат”/
Если необходимо сделать частичный возврат: проставьте галочку напротив позиции, по которой нужно провести возврат, при необходимости выберите знаками+/- нужное количество штук для возврата по каждой позиции.
Если ранее оплата была:
1. Наличными: подтвердите возврат и дождитесь формирования чека
2. Принята способом "Электронными", то при нажатии кнопки "Возврат" распечатается фискальный чек. Предварительно необходимо выполнить возврат покупателю с расчетного счета.
3. СБП: произойдет возврат платежа покупателю и сразу распечатается фискальный чек (перед проведением возврата убедитесь, что на вашем расчетном счету есть средства для возврата).
В случае, если в новой продаже была добавлена хотя бы одна позиция, то продажа будет сохранена и ей присвоится статус "Открытая". К ней можно будет вернуться через вкладку “Открытые” в журнале продаж.
Можно "провалиться" в нужную продажу кликнув на нее, при необходимости добавить еще позиции и начать расчет с покупателем.
Как добавить комментарий к продаже
В сформированной корзине следует нажать на “плюс” в левом нижнем углу.
Во всплывающем меню будет пункт “Комментарий”, нажмите на него. На странице появится поле для ввода комментария и экранная клавиатура.
После ввода комментария нажмите на “Добавить”.
1) Как настроить скидки в приложении AlfaCASH можно посмотреть тут https://support.life-pay.ru/ru/knowledge_base/article/604/category/18/
2) Можно воспользоваться скидочной логикой (скидка рассчитывается в вашем ПО и передается итог на кассу) через API: https://api-dev.life-pos.ru
Как применить скидку в приложении?
| Добавьте товарную позицию в продажу и проведите по наименованию справа в лево и у вас откроется боковое меню с кнопкой % (скидка) | |
| Добавьте товарную позицию в продажу и нажмите на кнопку "действие" для того чтобы применилась скидка на на весь чек. |
Что делать если по операции не сформировался чек?
В разделе “Продажи” во вкладке «Архив» выбрать из списка операцию, которую требуется фискализировать
(отмечена красным Не фискализирована)
- Напротив даты операции нажать на 3 вертикальные точки – выбрать «Фискализировать»
Что делать если по операции не сформировался чек?
В разделе “Продажи” во вкладке «Архив» выбрать из списка операцию, которую требуется фискализировать
(отмечена красным Не фискализирована)
- Напротив даты операции нажать на 3 вертикальные точки – выбрать «Фискализировать»
Как сделать чек коррекции
Чек коррекции это легальный способ скорректировать сумму в компании за нужную смену, чтобы налоговая не предъявляла претензий при проверках.
- Добавьте данные товарной позиции в продажу через кнопку новая продажа.
- Нажмите на три точки в верхнем левом углу и выберите пункт "чек коррекции" у вас откроется форма для заполнения данных чека коррекции:
Для ФФД 1.05:
«Приход» — если кассу не применили при приеме денег,
«Расход» — если ККТ не применили во время выплаты денег, например при прием металлолома.
Для ФФД 1.1 и ФФД 1.2:
«Приход» — если кассу не применили при приеме денег,
«Возврат прихода» - если кассу не применили при возврате денежных средств покупателю;
«Расход» — если ККТ не применили во время выплаты денег, например при прием металлолома.
«Возврат расхода» - если ККТ не применяли при обратной передачи ранее выданных средств от покупателя продавцу. Выдача чека на возврат расхода является достаточно редкой операцией. На практике она используется, когда, например, физическое лицо сдает вторсырье, а потом решает забрать его обратно и вернуть полученные за него деньги.
- Инициатор коррекции — самостоятельная операция (если ошибку обнаружили сами) или по предписанию (если ошибку раньше вас обнаружила ФНС и обязала ее исправить).
- Способ оплаты - Наличными/Безналичными. Указываем в необходимом поле (сумма коррекции) корректную сумму
- Налог - указываем налоговую ставку по реализованной продукции/услуге
- В строках «Дата коррекции» - дата, когда должен был быть сформирован кассовый чек (дата продажи).
- «Номер предписания» необходимо указать номер документа, на основании которого формируется чек коррекции (Акта/служебной записки).
После того, как был создан чек коррекции нужно написать служебную записку. Она потребуется для налоговой во время проверки. Необходимо составить этот документ на бланке организации.
Обязательно нужно указать: дата, время, сумма и причина коррекции.
ВАЖНО! Если вам нужно сформировать несколько чеков коррекции и вы их делаете все в один день, то достаточно составить для всех чеков коррекции 1 служебную записку. Таким образом в одной служебной записке у вас будут перечислены все созданные чеки коррекции и при создании каждого чека коррекции вы указываете один (общий) для всех чеков коррекции номер служебной записки.
Кассир имеет дополнительный инструмент контроля средств: может вносить наличные (размен) в кассу (операция “Внесение”) и изымать наличные из кассы (Изъятие). Это не фискальные операции, в ОФД и налоговую они не отправляются.
При проведении продажи по наличным, приложение AlfaCASH автоматически учитывает полученную сумму оплаты от покупателя, и выводит сумму в чеке в строчку "В денежном ящике наличных".
Это сделано для того, чтобы сотрудники могли отслеживать количество денежных средств в кассе. Данные выводятся в X, и Z-отчет, но эти данные не передаются в ОФД.
По окончанию дня, денежные средства можно изъять из кассы, или оставить и накапливать (на усмотрение самой компании).
В меню приложения AlfaCASH - Денежный ящик - Открывается меню, где можно сделать внесение или изъятие
Отчеты в личном кабинете LIFE POS
Отчеты в личном кабинете LIFE POS нацелены:
- помочь оценить динамику работы компании на основе данных о выручке, среднем чеке ,количестве оплат и не только;
- оценить эффективность работы сотрудников, проанализировав объем продаж, средний чек и какую выручку приносит каждый сотрудник;
- оценить работу торговых точек на основе данных о выручке, среднем чеке, количестве оплат и не только.
Подробнее о функционале отчетов в личном кабинете можно посмотреть тут https://support.life-pay.ru/ru/knowledge_base/category/217/
Как настроить вход без пин-кода?
После обновления версии приложения Alfa CASH (старше 5.5) на экране ДО ввода пин-кода отобразится баннер отключить ввод пин-кода для следующего входа. Баннер показывается только один раз.
- После пропуска баннера или отказа от включения настройки, функционал входа без пин-кода можно включить только в Настройках приложения в любое время..
- При включенной настройки пропуска пин-кода при включении приложения клиенту не потребуется вводить пин-код.
- Если сотрудник с настройкой пропуска пин-кода удалён в организации, при включении приложения он увидит ошибку входа.
Важно! Чтобы при дальнейшем включении кассы в приложении AlfaCASH сохранилась настройка входа в приложение AlfaCASH без пин-кода - не нажимайте кнопку "Выход", просто сверните приложение и выключите кассу.
Если была нажата кнопка "Выход" в приложении AlfaCASH - настройку входа без пин-кода потребуется сохранять заново.
Распечатать дубликат чека из ФН MSPOS
Необходимо авторизоваться в приложении МSPOS-Expert.
Далее для печати чека из памяти ФН, переходим в раздел "Статус" - "Архив"
В поле "№ ФД в архиве" указываем номер фискального документа копию которого нам необходимо распечатать.
Можно выбрать:
- Запрос ФД: информация будет выведена на экран
- Печать ФД: отчет распечатается
- Печать копии последнего ФД: распечатается последний фискальный документ
Подробную инструкцию по печати дубликата чека можно посмотреть здесь
Снять отчет о закрытии, открытии смены на ККТ MSPOS
Необходимо авторизоваться в приложении МSPOS-Expert(пароль это последние 4 цифры серийного номера кассы)
Далее заходим в раздел "Отчеты" - "Смена"
Для открытия смены введите имя кассира, и нажмите кнопку "Открыть",
Для закрытия смены введите имя кассира, прокрутите страницу вниз, и нажмите "Закрыть",
Подробную инструкцию по созданию отчета об открытии/закрытии смены, проверки количества неотправленных чеков в ОФД и создания x-отчета можно посмотреть здесь
Инструкции по созданию чека прихода (продажи) и чека коррекции в приложении MSPOS Expert
Чек прихода (продажи) на MSPOS (MSPOS Expert)
Чек коррекции MSPOS в MSPOS Expert