Интеграция позволяет передавать заказы из системы YCLIENTS в LIFE POS.

Содержание.

1. Настройка интеграции
   • Шаг 1: Авторизация в личном кабинете LIFE POS
   • Шаг 2: Настройка YCLIENTS
   • Шаг 3: Коннектор
2. Пользовательские сценарии работы
   • Отправка записи в LIFE POS
   • Групповая запись
   • Отмена заказа
   • Создание рабочих мест и сотрудников
   • Работа с несколькими юридическими лицами(несколько торговых точек и касс) 
   • Что делать если заказ не передается на кассу?
   • Создание услуги YC
   • Оплата заказа
   • Возврат оплаты
   • Формирование каталога
   • Продажа товара

   • Запись клиента к нескольким мастерам

      

Шаг 1. Для начала необходимо зайти в личный кабинет LIFE POS - https://my.life-pos.ru/auth/login
 

Шаг 2: Настройка YCLIENTS

На данном этапе нужно подключить интеграцию в YCLIENTS.

Для этого нужно перейти в раздел “Интеграции” в личном кабинете YCLIENTS (см. Рисунок 1), а в маркетплейсе интеграций найти интеграцию с кассовой программой Life PAY и подключить её. 
Интеграции-кассы-LIFE PAY -настройки 

Шаг 3: Коннектор

После установки, в карточке приложения выберите настройки, далее будет открыта страница авторизации в LIFE POS (см. Рисунок 2).

После успешной авторизации в приложении откроется страница с полями для настройки интеграции:

Заполните поля:

1. Организация. Поле будет выведено в том случае, если в LIFE POS зарегистрировано несколько организаций на одного пользователя. Из выпадающего списка выберите одну, для которой настраивается интеграция.

2. Должность - все сотрудники с этой должностью автоматически будут созданы в LIFE POS, для них будут созданы рабочие места для оплаты визитов. Эта настройка нужна тогда, когда параметр “Создавать заказы на исполнителя” выключен. В таком случае, все продажи в LIFE POS будут создаваться на одного дефолтного пользователя, сотрудники с указанной в коннекторе должностью будут созданы в системе и получат доступ к продажам торговой точки.

3. Кассы наличные/безналичные - это кассы, на которые будут падать соответствующие оплаты, берутся из раздела “Финансы” - “Счета и кассы” (см. Рисунок 4, 5), для наличного способа оплаты тип кассы должен быть наличный (см. Рисунок 6), для безналичного - безналичный. В полях укажите последнее число из адресной строки в карточке кассы (см. Рисунок 6).

4. “Создавать заказы на исполнителя” - если поставить галку, то заказы будут создаваться не на дефолтного пользователя в LIFE POS, а на каждого исполнителя, который указан в записи (см. Рисунок 7).

После заполнения всех полей формы сервер обработает их.

В случае успешной обработки, данные по организации сохранятся в БД коннектора и коннектор подпишется на получение обновлений со стороны организации LIFE POS.

При неудачной обработке полей формы, будет выведено информационное сообщение с ошибкой.

Важно! Для того чтобы заказ был передан в сервис Life Pos обязательно необходимо в заказе выбирать категорию Life Pos и статус заказа 
“Подтвердил” или “Пришел”

Пользовательские сценарии работы

Отправка записи в LIFE POS
 

После заполнения всех необходимых полей, в категории необходимо указать “LifePos” (см. Рисунок 11) 
 далее - сохранить запись.
 

Далее необходимо изменить статус заказа на “Клиент пришел” или “Клиент подтвердил”.

В сервисе LIFE POS Увидеть созданную продажу можно перейдя в раздел “Журналы” - “Продажи” в личном кабинете LIFE POS (см. Рисунок 12).

Есть возможность переназначить сотрудника, выполняющего заказ. Для этого нужно выбрать нового сотрудника в заказе в YCLIENTS и сохранить изменения. Данное действие будет выполнено, если в настройках коннектора указано создание заказов на исполнителя.

Групповая запись

Реализована возможность передачи записей на групповые услуги. При этом для каждого клиента будет создана отдельная продажа в LIFE POS.

Для того, чтобы продажа появилась в LIFE POS, нужно перейти от групповой услуги к конкретной записи и установить нужную категорию.

Создадим групповую запись, для этого в YCLIENTS уже должна быть создана групповая услуга. Далее переходим в журнал записи и выбираем “событие” (см. Рисунок 13).

После создания групповой услуги необходимо записать на услугу клиентов (см. Рисунок 14).

После того, как статус гостя будет изменен на “Подтвердил” или “Пришел”, можно перейти к записи клиента, кликнув по его имени (см. Рисунок 15).

Далее будет открыта стандартная карточка записи, в которой необходимо указать категорию LifePos (см. Рисунок 16). 

После оплаты услуги в LIFE POS в групповой записи у клиента изменится статус оплаты (см. Рисунок 17).

Отмена заказа.

Создание рабочих мест и сотрудников

1. Для создания нового сотрудника и рабочего места в LIFE POS должен быть выполнен ряд условий:

   • Сотрудник не зарегистрирован в LIFE POS (поиск происходит по номеру телефона)

   • Создание записей происходит на исполнителя - в настройках коннектора установлена галочка

   • Пользователь в YCLIENTS зарегистрирован, т.е. его номер телефона подтверждён. В таком случае, в настройках сотрудника будет указан связанный профиль.
      

     

При создании нового сотрудника и рабочего места на номер телефона сотрудника отправляются СМС, содержащие данные для авторизации в ЛК, код активации приложения и пин для входа в приложение.

При создании записи, если параметр “Создавать заказы на исполнителя” выключен, заказ передается на дефолтного сотрудника.

После того, как сотрудник активирует приложение по коду из СМС и выберет магазин для работы, ему будет доступна оплата заказа.

Работа с несколькими юридическими лицами (такой вариант также подходит для работы с несколькими торговыми точками, т.е несколькими кассами) 

Настройка:

Для того, чтобы закрывать заказы на разные юридические лица, необходимо сделать следующие настройки:

- создаем в кабинете LIFE POS требуемые юридические лица( если у вас одно ЮЛ, то дополнительные делать не нужно) 
- создаем для каждого нового юр. лица свою точку продаж и рабочее место.(  если у вас одно ЮЛ, но 2 кассы и хотите чтобы на каждую кассу падал заказ отдельно, то у вас должно быть 2 торговые точки, 2 рабочих места). 

ВАЖНО! Названия точки продаж и рабочего места в LIFE POS и YCLIENTS  должны быть идентичны 
 

Рисунок 19. - Настройка в ЛК LIFE POS

Проверим название торговой точки в YCLIENTS

Перейдите в раздел настройки- категории записей 
Можете отредактировать уже существующие названия(Магазин 1\Магазин 2) или добавить новое через кнопку "добавить категорию" 
ВАЖНО! при добавлении\редактировании выберите Пиктограмму  значок: (если этого не сделать заказ не будут уходить на нужную торговую точку) 
Категорию LIFE POS менять\редактировать ни как не нужно!

Работа с записью:

При формировании заказа пользуемся основной инструкцией по работе с записями, добавляя в запись категорию юридического лица.

• Категория LIFE POS отправляет заказ в сервис LIFE POS
• Категория Магазин 2 это названия конкретной торговой точки где мы хотим видеть этот заказ, поэтому добавление ДВЕ категории. 
   

 

Что делать если заказ не поступил вам на кассу?

Создание услуги YC

Для создания услуг в личном кабинете YCLIENTS нужно перейти в раздел Настройки - Услуги:

Попав в раздел Услуг, справа видно кнопку “Создать”, при нажатии на которую можно перейти к созданию услуги (или категории услуг):

После нажатия на кнопку “Создать услугу” откроется раздел создания новой услуги:

Заполните необходимые поля создаваемой вами услуги. Укажите название услуги и ее цену:

ВАЖНО!

Если вам нужно, чтобы в названии позиции передавалось "название в чеке", нужно сделать следующее в  YCLIENTS:
Зайдите в  YCLIENTS в Услуги - Расширенные настройки и заполните поле "Название в чеке".

Если поле в расширенных настройках будет заполнено - информация будет подтягиваться в кассовый чек:

Если поле не заполнено, то информация по наименованию будет тянуться из вкладки "Основные настройки" в YCLIENTS:

Ниже выберите сотрудника, который будет иметь возможность оказывать данную услугу:

Выбрав сотрудника, или создав нового, нажмите кнопку “Создать”.

После этого созданная услуга появится в списке среди других услуг:

На этом создание услуги завершается. В дальнейшем, при создании записи в календаре указанного сотрудника, можно будет выбрать созданную услугу:

Оплата заказа

После того, как заказ будет передан в LIFE POS, оплата по нему возможна как на стороне YCLIENTS, так и через LIFE POS.

Если запись будет полностью оплачена через YCLIENTS, она будет удалена в LIFE POS.

При внесении предоплаты, заказ в LIFE POS будет уменьшен на соответствующую сумму (см. Рисунок 24, 25).

Для оплаты заказа сотруднику необходимо перейти в заказ, далее в оплату и выбрать тип оплаты (см. Рисунок 26).

При выборе раздельной оплаты будет необходимо выбрать сумму оплаты наличными и картой.

После того, как заказ будет оплачен в LIFE POS, информация об оплате будет добавлена в YCLIENTS (см. Рисунок 27). При оплате наличными в LIFE POS, в YCLIENTS будет добавлен платеж в ту кассу, которая был указана при заполнении коннектора как касса для оплаты наличными. При оплате безналичным способом, добавится платеж в ту кассу, которая был указана при заполнении коннектора как касса для оплаты безналичным способом.

Возврат оплаты

Возврат оплаты возможен как на стороне YCLIENTS, так и на стороне LIFE POS.

Со стороны YCLIENTS поддерживается частичный и полный возврат.

Частичный возврат возможен до печати чека в YCLIENTS, для частичного возврата необходимо выбрать услугу из списка и нажать на значок рядом с оплатой через LIFE POS (см. Рисунок 28).

После этого, в LIFE POS появится значок частичного возврата по заказу (см. Рисунок 29)

Полный возврат по записи осуществляется после того, как будет распечатан чек продажи в YCLIENTS при печати чека возврата. При этом в LIFE POS отобразится значок полного возврата по продаже (см. Рисунок 30).

Со стороны LIFE POS поддерживается только полный возврат по заказу. Для того, чтобы сделать возврат, сотруднику необходимо в приложении перейти в архив, выбрать продажу, в карточке продажи нажать кнопку возврата, далее - выбрать все и подтвердить (см. Рисунок 30).

При успешном возврате в YCLIENTS отобразится заметка о возврате через LIFE POS (см. Рисунок 31).

Формирование каталога

Каталог товаров и услуг в LIFE POS формируется на основе товаров и услуг в YCLIENTS.

При отправке заказа каталог дополняется товарами из записи если их нет в LIFE POS. При наличии соответствующих товаров в каталоге LIFE POS, новые товары не создаются, а используются уже созданные

При формировании новой позиции в LIFE POS указываются ее наименование, цена, описание, единица измерения.

Поле “наименование” ограничено в LIFE POS 128 символов. В случае, если в YCLIENTS заведен товар или услуга, которые не проходит валидацию, при формировании записи, наименование обрезается до допустимого значения. При передаче поддерживаются латиница, кириллица и спец.символы.

Цена товара передается единственный раз при создании товара и указывается исходя из цены товара в заказе без учета скидок.

НДС не передается.

При любом изменении в товаре в YCLIENTS после его создания в LIFE POS, изменения не будут перенесены.

Описание товара или услуги соответствует его ID в YCLIENTS, предмет расчета - услуга или товар соответствует предмету расчета в YCLIENTS.

ВАЖНО! Если вам необходимо указать признак маркировки товара, то сделайте следующее:

1. Зайдите в YCLIENTS в раздел Склад - Товары

2. Зайдите в карточку нужного товара и поставьте галочку "Требуется маркировка товара"

3. Выберите категорию маркировки товара из предложенного списка.

4. Нажмите Сохранить.

Продажа товара
Продажу товара можно осуществлять только из групповой записи. 
 

Запись клиента к нескольким мастерам

При записи одного клиента к нескольким мастерам с небольшой разницей по времени, записи могут быть объединены как одна. Например гость записан на стрижку, маникюр и доп услугу к разным мастерам с небольшой разницей по времени (см. Рисунок 32).

При этом, если перейти в раздел оплаты по одному из заказов, все услуги будут выведены так, как если бы это была одна большая запись к одному специалисту (см. Рисунок 33).

В таком случае для оплаты через LIFE POS достаточно только в одной из записей установить категорию LifePos и нужный статус (“Клиент пришел” или “Клиент подтвердил”).

В LIFE POS отобразится одна общая продажа (см. Рисунок 34). При проведении оплаты по ней, все записи в YCLIENTS будут оплачены.