YCLIENTS + LIFE POS

 

Интеграция позволяет передавать заказы из системы YCLIENTS в LIFE POS.

Содержание.

  1. Настройка интеграции
  2. Пользовательские сценарии работы

Шаг 1. Для начала необходимо зайти в личный кабинет LIFE POS https://my.life-pos.ru/auth/login
 

Если не помните данные для входа, нажмите кнопку восстановить пароль и введите:

После того как доступ получен, необходимо провести первичную настройку в ЛК.

Перейдите в раздел структура бизнеса и добавьте:


Шаг 2: Настройка YCLIENTS

На данном этапе нужно подключить интеграцию в YCLIENTS.

Для этого нужно перейти в раздел “Интеграции” в личном кабинете YCLIENTS (см. Рисунок 1), а в маркетплейсе интеграций найти интеграцию с кассовой программой Life PAY и подключить её. 
Интеграции-кассы-LIFE PAY -настройки 


Шаг 3: Коннектор

После установки, в карточке приложения выберите настройки, далее будет открыта страница авторизации в LIFE POS (см. Рисунок 2).

Рисунок 2 - Страница авторизации в LIFE POS при настройке интеграции

 

Если у вас уже есть зарегистрированная организация в LIFE POS, введите: 

  • логин от сервиса LIFE POS 

  • пароль от сервиса LIFE POS 

После успешной авторизации в приложении откроется страница с полями для настройки интеграции:

Рисунок 3 - Коннектор
Рисунок 3 - Коннектор

Заполните поля:

  1. Организация. Поле будет выведено в том случае, если в LIFE POS зарегистрировано несколько организаций на одного пользователя. Из выпадающего списка выберите одну, для которой настраивается интеграция.

  2. Должность - все сотрудники с этой должностью автоматически будут созданы в LIFE POS, для них будут созданы рабочие места для оплаты визитов. Эта настройка нужна тогда, когда параметр “Создавать заказы на исполнителя” выключен. В таком случае, все продажи в LIFE POS будут создаваться на одного дефолтного пользователя, сотрудники с указанной в коннекторе должностью будут созданы в системе и получат доступ к продажам торговой точки.

  3. Кассы наличные/безналичные - это кассы, на которые будут падать соответствующие оплаты, берутся из раздела “Финансы” - “Счета и кассы” (см. Рисунок 4, 5), для наличного способа оплаты тип кассы должен быть наличный (см. Рисунок 6), для безналичного - безналичный. В полях укажите последнее число из адресной строки в карточке кассы (см. Рисунок 6).

Рисунок 4 - Раздел “Финансы” - “Счета и кассы”
Рисунок 5 - Раздел “Счета и кассы”
Рисунок 6 - Касса наличного расчета

4. “Создавать заказы на исполнителя” - если поставить галку, то заказы будут создаваться не на дефолтного пользователя в LIFE POS, а на каждого исполнителя, который указан в записи (см. Рисунок 7).

Рисунок 7 - Исполнитель в записи

После заполнения всех полей формы сервер обработает их.

В случае успешной обработки, данные по организации сохранятся в БД коннектора и коннектор подпишется на получение обновлений со стороны организации LIFE POS.

При неудачной обработке полей формы, будет выведено информационное сообщение с ошибкой.

В момент регистрации на стороне YCLIENTS будет создана Категория LifePos (см. Рисунок 8), которая будет являться индикатором передачи записи в систему LIFE POS.

Важно! Для того чтобы заказ был передан в сервис Life Pos обязательно необходимо в заказе выбирать категорию Life Pos и статус заказа 
“Подтвердил” или “Пришел”


Пользовательские сценарии работы

Отправка записи в LIFE POS
 

После того, как все настройки будут завершены, для передачи данных в систему необходимо инициировать отправку заказа в LIFE POS.
Для этого переходим в журнал записи (см. Рисунок 10) и создаем новую запись.

Рисунок 10 - Журнал записи

 

После заполнения всех необходимых полей, в категории необходимо указать “LifePos” (см. Рисунок 11) 
 далее - сохранить запись.
 

Рисунок 11 - Категория LifePos в записи

Далее необходимо изменить статус заказа на “Клиент пришел” или “Клиент подтвердил”.

В сервисе LIFE POS Увидеть созданную продажу можно перейдя в раздел “Журналы” - “Продажи” в личном кабинете LIFE POS (см. Рисунок 12).

Рисунок 12 - Журнал продаж в личном кабинете LIFE POS

Есть возможность переназначить сотрудника, выполняющего заказ. Для этого нужно выбрать нового сотрудника в заказе в YCLIENTS и сохранить изменения. Данное действие будет выполнено, если в настройках коннектора указано создание заказов на исполнителя.

Если после передачи записи в YCLIENTS изменится сумма к оплате, изменения также будут переданы и в LIFE POS.
 Поддерживается оплата сертификатами и абонементами, скидки и раздельная оплата (часть можно оплатить через YCLIENTS, часть через LIFE POS).
 


Групповая запись

Реализована возможность передачи записей на групповые услуги. При этом для каждого клиента будет создана отдельная продажа в LIFE POS.

Для того, чтобы продажа появилась в LIFE POS, нужно перейти от групповой услуги к конкретной записи и установить нужную категорию.

Создадим групповую запись, для этого в YCLIENTS уже должна быть создана групповая услуга. Далее переходим в журнал записи и выбираем “событие” (см. Рисунок 13).

Рисунок 13 - Создание групповой записи

После создания групповой услуги необходимо записать на услугу клиентов (см. Рисунок 14).

Рисунок 14 - Клиенты, записанные на групповую услугу

После того, как статус гостя будет изменен на “Подтвердил” или “Пришел”, можно перейти к записи клиента, кликнув по его имени (см. Рисунок 15).

Рисунок 15 - Переход к записи клиента

Далее будет открыта стандартная карточка записи, в которой необходимо указать категорию LifePos (см. Рисунок 16). 

Рисунок 16 - Карточка записи клиента

После оплаты услуги в LIFE POS в групповой записи у клиента изменится статус оплаты (см. Рисунок 17).

Далее продажа будет отправлена в LIFE POS. 
Если сумма продажи изменится, она будет изменена и в LIFE POS. 
При смене статуса клиента на “Не пришел”, продажа будет удалена в системе.

Рисунок 17 - Отображение оплаты услуги
 

Отмена заказа.

Отмена отправленного в LIFE POS заказа возможна при:

  1. Полной оплате услуги через YCLIENTS

  2. Удалении записи в YCLIENTS

  3. Изменении статуса записи на “клиент не пришел”

  4. Удалении категории LifePos у записи

При этом, в LIFE POS заказ будет удален


Создание рабочих мест и сотрудников

  1. Для создания нового сотрудника и рабочего места в LIFE POS должен быть выполнен ряд условий:

    • Сотрудник не зарегистрирован в LIFE POS (поиск происходит по номеру телефона)

    • Создание записей происходит на исполнителя - в настройках коннектора установлена галочка

    • Пользователь в YCLIENTS зарегистрирован, т.е. его номер телефона подтверждён. В таком случае, в настройках сотрудника будет указан связанный профиль.
       

      Рисунок 18 - Связанный профиль сотрудника

При создании нового сотрудника и рабочего места на номер телефона сотрудника отправляются СМС, содержащие данные для авторизации в ЛК, код активации приложения и пин для входа в приложение.

Изменения по данным сотрудника не передаются в LIFE POS после того, как сотрудник был создан (кроме номера телефона). При смене номера телефона в LIFE POS будет создан новый сотрудник.
 

При создании записи, если параметр “Создавать заказы на исполнителя” выключен, заказ передается на дефолтного сотрудника.

После того, как сотрудник активирует приложение по коду из СМС и выберет магазин для работы, ему будет доступна оплата заказа.


Работа с несколькими юридическими лицами (такой вариант также подходит для работы с несколькими торговыми точками, т.е несколькими кассами) 

Настройка:

Для того, чтобы закрывать заказы на разные юридические лица, необходимо сделать следующие настройки:

- создаем в кабинете LIFE POS требуемые юридические лица( если у вас одно ЮЛ, то дополнительные делать не нужно) 
- создаем для каждого нового юр. лица свою точку продаж и рабочее место.(  если у вас одно ЮЛ, но 2 кассы и хотите чтобы на каждую кассу падал заказ отдельно, то у вас должно быть 2 торговые точки, 2 рабочих места). 

ВАЖНО! Названия точки продаж и рабочего места в LIFE POS и YCLIENTS  должны быть идентичны 
 

Нажав на торговую точку, в верхнем правом углу будут три точки через которые можно изменить наименование торговой токи

Рисунок 19. - Настройка в ЛК LIFE POS

Нажав на рабочее место, в верхнем правом углу будут три точки через которые можно изменить наименование рабочего места

Проверим название торговой точки в YCLIENTS

Перейдите в раздел настройки- категории записей 
Можете отредактировать уже существующие названия(Магазин 1\Магазин 2) или добавить новое через кнопку "добавить категорию" 
ВАЖНО! при добавлении\редактировании выберите Пиктограмму  значок: (если этого не сделать заказ не будут уходить на нужную торговую точку) 
Категорию LIFE POS менять\редактировать ни как не нужно!

Работа с записью:

При формировании заказа пользуемся основной инструкцией по работе с записями, добавляя в запись категорию юридического лица.

  • Категория LIFE POS отправляет заказ в сервис LIFE POS
  • Категория Магазин 2 это названия конкретной торговой точки где мы хотим видеть этот заказ, поэтому добавление ДВЕ категории. 
     
Рисунок 23. - Выбор категории.

 


Что делать если заказ не поступил вам на кассу?

  1. Зайдите в личный кабинет LIFE POS, раздел журнал и в самой первой строке проверьте есть ли этот заказ со статусом "открыто" если заказа нет, перейдите в YCLIENTS и откройте этот заказ, убедитесь, что стоит категория LIFE POS и статус заказа  “Клиент пришел” или “Клиент подтвердил” нажмите сохранить. 
    Если заказ есть в ЛК LIFE POS, но не на нужной торговой точке, то проверьте чтобы в заказ в УС кроме категории LIFE POS была указана категория этой торговой точки (как на рисунке) 

    2. Перейдите в раздел Настройки-категория записей и удалите категорию LIFE POS. 
    Далее перейдите в раздел интеграции-кассы-LIFE PAY -настройки и нажмите на кнопку сохранить( после сохранения у вас появится новая категория LIFE POS. Попробуйте создать новый заказ, верите категории LIFE POS и категория с названием торговой точки. 
    3. Если заказ есть в личном кабинете LIFE POS, но нет на кассе в приложении LIFE POS, то перейдите в приложении в раздел продажи-открытые и нажмите на полоски в верхнем правом углу и УБЕРИТЕ галочки, сохраните настройку.
    Нажмите на крестик слева, пальцем потяните по экрану сверху вниз для обновления и проверьте появился ли заказ. 

 


Создание услуги YC

Для создания услуг в личном кабинете YCLIENTS нужно перейти в раздел Настройки - Услуги:

Попав в раздел Услуг, справа видно кнопку “Создать”, при нажатии на которую можно перейти к созданию услуги (или категории услуг):


После нажатия на кнопку “Создать услугу” откроется раздел создания новой услуги:

Заполните необходимые поля создаваемой вами услуги. Укажите название услуги и ее цену:

ВАЖНО!

Если вам нужно, чтобы в названии позиции передавалось "название в чеке", нужно сделать следующее в  YCLIENTS:
Зайдите в  YCLIENTS в Услуги - Расширенные настройки и заполните поле "Название в чеке".

Если поле в расширенных настройках будет заполнено - информация будет подтягиваться в кассовый чек:


Если поле не заполнено, то информация по наименованию будет тянуться из вкладки "Основные настройки" в YCLIENTS:

Ниже выберите сотрудника, который будет иметь возможность оказывать данную услугу:

Выбрав сотрудника, или создав нового, нажмите кнопку “Создать”.

После этого созданная услуга появится в списке среди других услуг:

На этом создание услуги завершается. В дальнейшем, при создании записи в календаре указанного сотрудника, можно будет выбрать созданную услугу:


Оплата заказа

После того, как заказ будет передан в LIFE POS, оплата по нему возможна как на стороне YCLIENTS, так и через LIFE POS.

Если запись будет полностью оплачена через YCLIENTS, она будет удалена в LIFE POS.

При внесении предоплаты, заказ в LIFE POS будет уменьшен на соответствующую сумму (см. Рисунок 24, 25).

Рисунок 24 - Предоплата записи в YCLIENTS

 

Рисунок 25 - Заказ в LIFE POS

Для оплаты заказа сотруднику необходимо перейти в заказ, далее в оплату и выбрать тип оплаты (см. Рисунок 26).

Рисунок 26 - Оплата в приложении LIFE POS

При выборе раздельной оплаты будет необходимо выбрать сумму оплаты наличными и картой.

После того, как заказ будет оплачен в LIFE POS, информация об оплате будет добавлена в YCLIENTS (см. Рисунок 27). При оплате наличными в LIFE POS, в YCLIENTS будет добавлен платеж в ту кассу, которая был указана при заполнении коннектора как касса для оплаты наличными. При оплате безналичным способом, добавится платеж в ту кассу, которая был указана при заполнении коннектора как касса для оплаты безналичным способом.

Рисунок 27 - Заметка об оплате через LIFE POS и платеж с наличным типом оплаты в записи

Возврат оплаты

Возврат оплаты возможен как на стороне YCLIENTS, так и на стороне LIFE POS.

Со стороны YCLIENTS поддерживается частичный и полный возврат.

Частичный возврат возможен до печати чека в YCLIENTS, для частичного возврата необходимо выбрать услугу из списка и нажать на значок рядом с оплатой через LIFE POS (см. Рисунок 28).

Рисунок 28 - Частичный возврат в YCLIENTS

После этого, в LIFE POS появится значок частичного возврата по заказу (см. Рисунок 29)

Рисунок 29 - Частичный и полный возврат в LIFE POS

Полный возврат по записи осуществляется после того, как будет распечатан чек продажи в YCLIENTS при печати чека возврата. При этом в LIFE POS отобразится значок полного возврата по продаже (см. Рисунок 30).

Со стороны LIFE POS поддерживается только полный возврат по заказу. Для того, чтобы сделать возврат, сотруднику необходимо в приложении перейти в архив, выбрать продажу, в карточке продажи нажать кнопку возврата, далее - выбрать все и подтвердить (см. Рисунок 30).

Рисунок 30 - Возврат продажи в LIFE POS

При успешном возврате в YCLIENTS отобразится заметка о возврате через LIFE POS (см. Рисунок 31).

Рисунок 31 - Комментарий при возврате через LIFE POS

Формирование каталога

Каталог товаров и услуг в LIFE POS формируется на основе товаров и услуг в YCLIENTS.

При отправке заказа каталог дополняется товарами из записи если их нет в LIFE POS. При наличии соответствующих товаров в каталоге LIFE POS, новые товары не создаются, а используются уже созданные

При формировании новой позиции в LIFE POS указываются ее наименование, цена, описание, единица измерения.

Поле “наименование” ограничено в LIFE POS 128 символов. В случае, если в YCLIENTS заведен товар или услуга, которые не проходит валидацию, при формировании записи, наименование обрезается до допустимого значения. При передаче поддерживаются латиница, кириллица и спец.символы.

Цена товара передается единственный раз при создании товара и указывается исходя из цены товара в заказе без учета скидок.

НДС не передается.

При любом изменении в товаре в YCLIENTS после его создания в LIFE POS, изменения не будут перенесены.

Описание товара или услуги соответствует его ID в YCLIENTS, предмет расчета - услуга или товар соответствует предмету расчета в YCLIENTS.

ВАЖНО! Если вам необходимо указать признак маркировки товара, то сделайте следующее:

1. Зайдите в YCLIENTS в раздел Склад - Товары

2. Зайдите в карточку нужного товара и поставьте галочку "Требуется маркировка товара"

3. Выберите категорию маркировки товара из предложенного списка.

4. Нажмите Сохранить.


Запись клиента к нескольким мастерам

При записи одного клиента к нескольким мастерам с небольшой разницей по времени, записи могут быть объединены как одна. Например гость записан на стрижку, маникюр и доп услугу к разным мастерам с небольшой разницей по времени (см. Рисунок 32).

Рисунок 32 - Запись клиента к нескольким мастерам

При этом, если перейти в раздел оплаты по одному из заказов, все услуги будут выведены так, как если бы это была одна большая запись к одному специалисту (см. Рисунок 33).

Рисунок 33 - Оплата визита

В таком случае для оплаты через LIFE POS достаточно только в одной из записей установить категорию LifePos и нужный статус (“Клиент пришел” или “Клиент подтвердил”).

В LIFE POS отобразится одна общая продажа (см. Рисунок 34). При проведении оплаты по ней, все записи в YCLIENTS будут оплачены.

Рисунок 34 - Продажа в LIFE POS при нескольких объединенных записях