МойСклад + LIFE POS



Интеграция позволяет передавать заказы из системы МойСклад в LIFE POS.

Содержание:
1. Настройки интеграции:

2. Пользовательские сценарии работы:


Важно: Подключение интеграции доступно на всех тарифах МоегоСклада, кроме бесплатного.


Настройки интеграции.
Шаг 1. Настройка в личном кабинете МойСклад
Передача заказа в LIFE POS происходит при переводе заказа в определенный статус. Помимо этого, при оплате и возврате средств в LIFE POS, заказ в МойСклад также будет менять свой статус на соответствующий. При любых проблемах, связанных с оплатой или передачей заказов, в личном кабинете МойСклад будет создана задача на определенного пользователя для быстрого реагирования на возникшую ошибку.

На этом этапе необходимо определиться с пользователем для заведения задач и настроить статусы заказов, с которыми будет работать интеграция.

Вы можете использовать стандартные статусы, статусы, которые вы создавали сами, или создать новые, отдельно для работы с LIFE POS.

ВАЖНО: все заказы, попадающие в выбранный вами статус для отправки заказа, будут отправлены в LIFE POS.

Всего потребуется 3 статуса:

  • Статус отправленного заказ (МойСклад) - после перевода в этот статус, заказ будет передан в LIFE POS.
  • Статус оплаченного заказа (МойСклад) - в этот статус заказ автоматически перейдет после оплаты в LIFE POS.
  • Статус возврата заказа (МойСклад) - в этот статус заказ автоматически перейдет при возврате средств через LIFE POS.

Для создания новых статусов (см. Рис. 1) перейдите в раздел “Продажи” - “Заказы покупателей”, найдите над таблицей кнопку “Статус”, а в выпадающем списке выберите “Настроить..”


Рисунок 1 - Настройка статусов

В открывшемся окне создайте необходимые статусы. Пример настройки статусов изображен на рисунке 2.


Рисунок 2 - Пример настройки статусов

Для создания нового сотрудника перейдите в Настройки - “Сотрудники” и нажмите на кнопку создания нового сотрудника (см. Рис. 3).


Рисунок 3 - Создание сотрудника для заведения задач

Добавьте сотруднику необходимые права (см. Рис. 4).

Пользователь должен иметь возможность заходить в личный кабинет, просматривать и редактировать задачи.


Рисунок 4 - Настройка прав сотрудника

Пример задачи, созданной при ошибке отправки заказа в LIFE POS представлен на рисунке 5.

Рисунок 5 - Задача при ошибке отправки заказа в LIFE POS

Для корректной работы с LIFE POS убедитесь, что у всех юридических лиц указан ИНН.
Если предполагается создание сотрудников в LIFE POS (“Создавать заказы на ответственного (МойСклад)” - настройка при интеграции), укажите в их личных карточках в МойСклад актуальные номера телефонов.



Шаг 2: Настройка коннектора.
Для подключения интеграции перейдите в раздел “Приложения” и с помощью поиска найдите LIFE PAY (см. Рис. 6).

 

Рисунок 6 - Раздел "Приложения"

Откройте карточку приложения и установите его.

После установки, в карточке приложения выберите “Перейти в приложение”, далее будет открыта страница авторизации в LIFE POS (см. Рис. 7). Если у вас уже есть зарегистрированная организация в LIFE POS, введите логин и пароль от личного кабинета, или пройдите регистрацию.


Рисунок 7 - Страница авторизации в LIFE POS при настройке интеграции

После успешной авторизации в приложении откроется страница с полями для настройки интеграции (см. Рис. 9):

  • Организация (LIFE POS) - поле будет выведено в том случае, если в LIFE POS зарегистрировано несколько организаций на одного пользователя. Из выпадающего списка выберите одну, для которой настраивается интеграция.
  • Логин пользователя (МойСклад) и Пароль пользователя (МойСклад) - учетные данные пользователя в МойСклад.
  • Статус отправленного заказ (МойСклад) - статус заказа, при котором происходит отправка в LIFE POS.
  • Статус оплаченного заказа (МойСклад) - в этот статус заказ автоматически перейдет после оплаты в LIFE POS.
  • Статус возврата заказа (МойСклад) - в этот статус заказ автоматически перейдет при возврате средств через LIFE POS.
  • Id пользователя для задач с ошибками интеграции (МойСклад) - сотрудник, на которого будут создаваться задачи с ошибками. Скопируйте id из строки поиска после перехода в карточку сотрудника в настройках (см. Рис. 8).


Рисунок 8 - ID сотрудника

  • Создавать заказы на ответственного (МойСклад) - чек-бокс, отвечающий за указание сотрудника в заказах. Если чек-бокс включен, в заказах в LIFE POS будет указываться сотрудник, внесший последнее изменение в заказ, если выключен, то все заказы будут создаваться на дефолтного сотрудника (владельца организации).


Рисунок 9 - Настройки интеграции

Заполните поля и нажмите кнопку “Сохранить”. Если все поля заполнены корректно, вы увидите сообщение о сохранении настроек.










Пользовательские сценарии работы.

Создание первого заказа и отправка данных по нему.

После того, как все настройки будут завершены, для передачи данных в систему необходимо инициировать первую отправку заказа в LIFE POS.

Для этого переходим в раздел “Продажи” - “Заказы покупателей” и создаем новый заказ (см. Рис. 10).


Рисунок 10 - Раздел “Продажи” - “Заказы покупателей”

Далее заполняем необходимые поля, выбираем организацию, покупателя, наполняем заказ товарами (см. Рис. 11).



Рисунок 11 - Создание заказа

После заполнения всех необходимых полей, сохраняем заказ.

После этого переводим заказ по статусам, до статуса, который был указан при настройке для отправки заказа в LIFE POS (см. Рис. 12).


Рисунок 12 - Смена статусов заказа

После перевода заказа в статус, при котором происходит отправка заказа в LIFE POS, данные по торговой точке, единицам измерения и по товарам, входящим в состав заказа будут переданы.

Посмотреть созданные торговые точки можно, авторизовавшись в LIFE POS и перейдя в раздел “Структура Бизнеса” - “Торговые точки” (см. Рис. 13).


Рисунок 13 - Торговые точки в LIFE POS

Увидеть созданную продажу можно, перейдя в раздел “Журналы” - “Продажи” (см. Рис. 14).


Рисунок 14 - Продажи в LIFE POS

В МойСклад при успешной передаче заказа укажется комментарий об отправке.

/
Рисунок 15 - Комментарий в МойСклад при успешной отправке заказа

Реализована возможность изменить организацию в уже отправленном заказе. Для этого в карточке заказа выберите нужную организацию и сохраните изменения (см. Рис 16).

/
Рисунок 16 - Смена организации в заказе

При успешной смене организации в комментарии будет отображена информация (см. Рис. 17).


Рисунок 17 - Комментарий при смене организации в заказе

Если галочка “Создавать заказы на ответственного (МойСклад)” при настройке интеграции была установлена, заказы будут создаваться в LIFE POS с указанием сотрудника, внесшего последние изменения. При этом сотрудник в уже созданных заказах также будет меняться.

Например, заказ был открыт и переведен в статус отправки заказа сотрудником LIFEPAY T.T.(см. Рис. 18).


Рисунок 18 - Кем открыта продажа в LIFE POS

Если авторизоваться в МойСклад под другим пользователем, а затем внести изменения в состав заказа, цену заказа или поменять организацию, то после сохранения изменений в LIFE POS обновится поле “Кем открыта”.

При успешном переназначении сотрудника в комментарии будет отображена информация (см. Рис. 19).


Рисунок 19 - Комментарий при смене сотрудника

При изменении цены или состава заказа, изменения также будут переданы в LIFE POS при сохранении.

Если заказ сформирован с организацией, у которой не заполнен ИНН, то он будет передан в LIFE POS как заказ на дефолтную организацию (ту, что была указана при регистрации в LIFE POS), а в МойСклад будет заведена задача (см. Рис. 20).


Рисунок 20 - Задача при отсутствии ИНН у организации

Отмена заказа

Отмена отправленного в LIFE POS заказа возможна при переводе заказа в МойСклад в статус, отличный от тех, что были указаны при настройке (см. Рис. 21).


Рисунок 21 - Перевод заказа в статус, не связанный с интеграцией

При этом, в LIFE POS заказ будет удален, а в МойСклад создастся комментарий об удалении заказа. При переводе заказа снова в статус, при котором происходит создание заказа в LIFE POS, заказ будет отправлен повторно.

Создание рабочих мест, ЮЛ и сотрудников

Юридические лица в LIFE POS создаются автоматически при передаче нового заказа с выбранной организацией. При этом в LIFE POS проверяется наличие юридического лица по ИНН, если совпадающих нет, то создается новое. При создании указываются: наименование (если в МойСклад название состоит из латиницы, наименование преобразуется в кириллицу), ИНН, юридический адрес и система налогообложения (всегда общая). Поля берутся из карточки ЮЛ в МойСклад.

Если у ЮЛ в системе МойСклад не указан ИНН, в LIFE POS такое юридическое лицо не создастся, заказ будет передан на дефолтное юридическое лицо и в МойСклад будет заведена задача.

Для регистрации оплаты заказов в МойСклад для каждой организации будет создана отдельная точка продаж (одновременно с созданием ЮЛ и торговой точки в LIFE POS). У каждой такой точки продаж будет указан индикатор - префикс [LP]. Посмотреть созданные точки продаж можно, перейдя в раздел “Розница” - “Точки продаж” (см. Рис. 22).

Открытие и закрытие кассовых смен на точке продаж в МойСклад будет происходить автоматически при оплатах заказов в LIFE POS.


Рисунок 22 - Точки продаж организаций в МойСклад

При изменении заказа сотрудником, который еще не зарегистрирован в LIFE POS, происходит создание нового рабочего места и курьера в системе. (Если чек-бокс “Создавать заказы на ответственного (МойСклад)” при настройке интеграции был включен).

Поиск сотрудника в системе LIFE POS осуществляется по номеру телефона

При создании заказа с указанием существующего в LIFE POS сотрудника, создание нового сотрудника и рабочего места не происходит.

У нового сотрудника обязательно должен быть указан номер телефона, поскольку это обязательное поле в LIFE POS.

Номер телефона берется из карточки сотрудника в МойСклад. При отсутствии номера телефона сотрудник не будет создан, а заказ создастся на дефолтного пользователя. При этом заводится соответствующая задача на смену номера в МойСклад (см. Рис. 23). Формат номера, начинающийся с “8” заменяется на “+7”.


Рисунок 23 - Задача на смену номера сотрудника

При создании нового сотрудника и рабочего места на номер телефона сотрудника отправляются СМС, содержащие данные для авторизации в ЛК, код активации приложения и пин для входа в приложение.

Изменения по данным сотрудника не передаются в LIFE POS после того, как сотрудник был создан (кроме номера телефона) При смене номера телефона в LIFE POS будет создан новый сотрудник.

После того, как курьер активирует приложение по коду из СМС и выберет магазин для работы, ему будет доступна оплата заказа.

Оплата заказа

После того, как заказ будет передан в LIFE POS, оплата по нему возможна только на стороне LIFE POS.

Важно! В LIFE POS формируется рабочее место для каждого сотрудника. Сотрудник, при активации рабочего места, привязывается к магазину и в дальнейшем не может изменить его. При формировании заказа в МойСклад нужно учитывать, что для сотрудника, назначенного в заказ, в приложении будут отображаться ТОЛЬКО заказы на выбранный при активации магазин.

Для оплаты заказа сотруднику необходимо перейти в заказ, далее в оплату и выбрать тип оплаты (см. Рис. 24 и 25).


Рисунок 24 - Отображение заказа в приложении LIFE POS


Рисунок 25 - Оплата заказа в LIFE POS

При выборе раздельной оплаты будет необходимо выбрать сумму оплаты наличными и картой.

После того, как заказ будет оплачен в LIFE POS, информация об оплате будет добавлена и в МойСклад с помощью связанного документа (см. Рис. 26). В самом документе будет указан тип оплаты, на который был закрыт заказ (см. Рис. 27).


Рисунок 26 - Связанный документ и статус заказа после оплаты в LIFE POS

Статус оплаченного заказа изменится на тот, который был указан при настройке интеграции (см. Рис. 27).


Рисунок 27 - Связанный документ продажи с указанием типа оплаты

Также в самом заказе отобразится комментарий об оплате через LIFE POS (см. Рис. 28).


Рисунок 28 - Комментарий при оплате заказа

Возврат оплаты

Возврат оплаты возможен как в системе МойСклад, так и через LIFE POS.

Для возврата оплаты в МойСклад необходимо создать связанный с заказом документ возврата. Для этого в оплаченном через LIFE POS заказе переходим в связанные документы, выбираем документ продажи (см. Рис. 29).


Рисунок 29 - Связанный документ продажи

На основании документа продажи создаем документ возврата (см. Рис. 30).


Рисунок 30 - Создание документа возврата

В МойСклад поддерживается как частичный, так и полный возврат. Для частичного возврата удалите из созданного документа позиции, которые не нужно возвращать (см. Рис. 31).


Рисунок 31 - Удаление товаров в документе для частичного возврата

После выбора нужных товаров сохраните документ. При успешном возврате в основном заказе в МойСклад укажется комментарий с суммой возврата (см. Рис. 32).


Рисунок 32 - Комментарий при возврате заказа

В приложении LIFE POS заказы с возвратом отмечаются специальными значками (см. Рис. 33). Для просмотра закрытых заказов перейдите в “Архив” и найдите нужную продажу.


Рисунок 33 - Полностью и частично возвращенные заказы

Для возврата оплаты через приложение LIFE POS необходимо перейти в “Архив”, выбрать заказ и перейти в него. Далее выбрать возврат (см. Рис. 34).


Рисунок 34 - Возврат через LIFE POS

После того, как возврат будет произведен в приложении, в МойСклад изменится статус заказа на тот, который был указан при настройке интеграции. В заказе также отобразится комментарий о возврате (см. Рис. 35) и будет создан документ возврата (см. Рис. 36).


Рисунок 35 - Комментарий и статус возвращенного через приложение заказа


Рисунок 36 - Созданный связанный документ возврата

При возврате через LIFE POS поддерживается только полный возврат денежных средств.

Предоплаты

Изменить сумму заказа, передаваемого в LIFE POS можно несколькими способами: изменить цены товаров в заказе, создать связанный документ предоплаты или документ отгрузки. Рассмотрим два последних способа.

Для создания связанного документа предоплаты перейдите в нужный заказ и выберите “Создать документ” - “Предоплата” (см. Рис. 37).


Рисунок 37 - Создание документа предоплаты

В открывшемся документе укажите смену и сумму и тип предоплаты (см. Рис. 38). Сохраните изменения.


Рисунок 38 - Указание смены, суммы и типа предоплаты

Предоплата распределяется по заказу, уменьшая цену не всех позиций одновременно, а одну за одной, пока сумма заказа не будет корректной (см. Рис. 39).


Рисунок 39 - Уменьшение цены позиции при предоплате

Документ предоплаты может быть создан как до создания заказа в LIFE POS, так и после.

Для создания связанного документа отгрузки перейдите в нужный заказ и выберите “Создать документ” - “Отгрузка” (см. Рис. 40).


Рисунок 40 - Создание документа отгрузки

В открывшемся документе оставьте только те товары, которые не нужно передавать в LIFE POS (см. Рис. 41). Сохраните изменения.


Рисунок 41 - Документ отгрузки

Отгруженные товары попадут в заказ в LIFE POS с нулевой ценой. “Тестовый товар НДС 18%” на рисунке 42 был обнулен из-за связанного документа отгрузки.


Рисунок 42 - Продажа в LIFE POS при наличии документа отгрузки и розничной продажи

Аналогично работают документы розничной продажи. Товары “Тестовый товар НДС 0%” и “Тестовый товар НДС 10%” были обнулены из-за связанного документа розничной продажи (см. Рис. 43).


Рисунок 43 - Связанные документы отгрузки и розничной продажи

Формирование каталога

Каталог товаров и услуг в LIFE POS формируется на основе товаров в МойСклад.

При отправке заказа каталог дополняется товарами из заказа, если их нет в LIFE POS. При наличии соответствующих товаров в каталоге LIFE POS, новые товары не создаются, а используются уже созданные.

При формировании новой позиции в LIFE POS указываются ее наименование, цена, описание, единица измерения, маркировка и НДС.

Поле “наименование” ограничено в LIFE POS 128 символами. В случае, если в МойСклад заведен товар, который не проходит валидацию, при формировании заказа, наименование обрезается до допустимого значения. При передаче поддерживаются латиница, кириллица и спец.символы.

Цена товара передается единственный раз при создании товара и указывается, исходя из цены товара в заказе МойСклад без учета скидок.

НДС равен НДС товара в МойСклад, нестандартные НДС будут заменены на ближайшие стандартные (например НДС 18% будет заменен на 20%).

При любом изменении в товаре в МойСклад после его создания в LIFE POS, изменения не будут перенесены.

У товара в МойСклад обязательно наличие единицы измерения, иначе в LIFE POS товар будет создан с единицей измерения “штука

​​​​​​