Интеграция позволяет передавать заказы из системы МойСклад в LIFE POS.
Содержание:
1. Настройки интеграции:
2. Пользовательские сценарии работы:
- Создание первого заказа и отправка данных по нему
- Отмена заказа
- Создание рабочих мест, ЮЛ и сотрудников
- Оплата заказа
- Возврат оплаты
- Предоплаты
- Формирование каталога
Важно: Подключение интеграции доступно на всех тарифах МоегоСклада, кроме бесплатного.
Настройки интеграции.
Шаг 1. Настройка в личном кабинете МойСклад
Передача заказа в LIFE POS происходит при переводе заказа в определенный статус. Помимо этого, при оплате и возврате средств в LIFE POS, заказ в МойСклад также будет менять свой статус на соответствующий. При любых проблемах, связанных с оплатой или передачей заказов, в личном кабинете МойСклад будет создана задача на определенного пользователя для быстрого реагирования на возникшую ошибку.
На этом этапе необходимо определиться с пользователем для заведения задач и настроить статусы заказов, с которыми будет работать интеграция.
Вы можете использовать стандартные статусы, статусы, которые вы создавали сами, или создать новые, отдельно для работы с LIFE POS.
ВАЖНО: все заказы, попадающие в выбранный вами статус для отправки заказа, будут отправлены в LIFE POS.
Всего потребуется 3 статуса:
- Статус отправленного заказ (МойСклад) - после перевода в этот статус, заказ будет передан в LIFE POS.
- Статус оплаченного заказа (МойСклад) - в этот статус заказ автоматически перейдет после оплаты в LIFE POS.
- Статус возврата заказа (МойСклад) - в этот статус заказ автоматически перейдет при возврате средств через LIFE POS.
Для создания новых статусов перейдите в раздел Продажи → Заказы покупателей., найдите над таблицей кнопку Статус, а в выпадающем списке выберите Настроить.
В открывшемся окне создайте необходимые статусы. Пример настройки статусов:
Для создания нового сотрудника перейдите в Настройки - “Сотрудники” и нажмите на кнопку создания нового сотрудника (см. Рис. 3).
Добавьте сотруднику необходимые права.
Пользователь должен иметь возможность заходить в личный кабинет, просматривать и редактировать задачи.
Пример задачи, созданной при ошибке отправки заказа в LIFE POS.
Для корректной работы с LIFE POS убедитесь, что у всех юридических лиц указан ИНН.
Если предполагается создание сотрудников в LIFE POS (“Создавать заказы на ответственного (МойСклад)” - настройка при интеграции), укажите в их личных карточках в МойСклад актуальные номера телефонов.
Шаг 2: Настройка коннектора.
Для подключения интеграции перейдите в раздел Решения и с помощью поиска найдите LIFE PAY (см. Рис. 6).
Откройте карточку приложения и установите его.
После установки, в карточке приложения выберите “Перейти в приложение”, далее будет открыта страница авторизации в LIFE POS (см. Рис. 7). Если у вас уже есть зарегистрированная организация в LIFE POS, введите логин и пароль от личного кабинета, или пройдите регистрацию.
После успешной авторизации в приложении откроется страница с полями для настройки интеграции (см. Рис. 9):
- Организация (LIFE POS) - поле будет выведено в том случае, если в LIFE POS зарегистрировано несколько организаций на одного пользователя. Из выпадающего списка выберите одну, для которой настраивается интеграция.
- Логин пользователя (МойСклад) и Пароль пользователя (МойСклад) - учетные данные пользователя в МойСклад.
- Статус отправленного заказ (МойСклад) - статус заказа, при котором происходит отправка в LIFE POS.
- Статус оплаченного заказа (МойСклад) - в этот статус заказ автоматически перейдет после оплаты в LIFE POS.
- Статус возврата заказа (МойСклад) - в этот статус заказ автоматически перейдет при возврате средств через LIFE POS.
- Id пользователя для задач с ошибками интеграции (МойСклад) - сотрудник, на которого будут создаваться задачи с ошибками. Скопируйте id из строки поиска после перехода в карточку сотрудника в настройках.
- Создавать заказы на ответственного (МойСклад) - чек-бокс, отвечающий за указание сотрудника в заказах. Если чек-бокс включен, в заказах в LIFE POS будет указываться сотрудник, внесший последнее изменение в заказ, если выключен, то все заказы будут создаваться на дефолтного сотрудника (владельца организации).
Заполните поля и нажмите кнопку “Сохранить”. Если все поля заполнены корректно, вы увидите сообщение о сохранении настроек.
Пользовательские сценарии работы.
Создание первого заказа и отправка данных по нему.
После того, как все настройки будут завершены, для передачи данных в систему необходимо инициировать первую отправку заказа в LIFE POS.
Для этого переходим в раздел “Продажи” - “Заказы покупателей” и создаем новый заказ.
Далее заполняем необходимые поля, выбираем организацию, покупателя, наполняем заказ товарами.
После заполнения всех необходимых полей, сохраняем заказ.
После этого переводим заказ по статусам, до статуса, который был указан при настройке для отправки заказа в LIFE POS.
После перевода заказа в статус, при котором происходит отправка заказа в LIFE POS, данные по торговой точке, единицам измерения и по товарам, входящим в состав заказа будут переданы.
Посмотреть созданные торговые точки можно, авторизовавшись в LIFE POS и перейдя в раздел Структура бизнеса → Торговые точки.
Увидеть созданную продажу можно, перейдя в раздел Журналы → Продажи.
В МойСклад при успешной передаче заказа укажется комментарий об отправке.
Реализована возможность изменить организацию в уже отправленном заказе. Для этого в карточке заказа выберите нужную организацию и сохраните изменения. 
При успешной смене организации в комментарии будет отображена информация.
Если галочка “Создавать заказы на ответственного (МойСклад)” при настройке интеграции была установлена, заказы будут создаваться в LIFE POS с указанием сотрудника, внесшего последние изменения. При этом сотрудник в уже созданных заказах также будет меняться.
Например, заказ был открыт и переведен в статус отправки заказа сотрудником LIFEPAY T.T..
Если авторизоваться в МойСклад под другим пользователем, а затем внести изменения в состав заказа, цену заказа или поменять организацию, то после сохранения изменений в LIFE POS обновится поле “Кем открыта”.
При успешном переназначении сотрудника в комментарии будет отображена информация.
При изменении цены или состава заказа, изменения также будут переданы в LIFE POS при сохранении.
Если заказ сформирован с организацией, у которой не заполнен ИНН, то он будет передан в LIFE POS как заказ на дефолтную организацию (ту, что была указана при регистрации в LIFE POS), а в МойСклад будет заведена задача.
Отмена отправленного в LIFE POS заказа возможна при переводе заказа в МойСклад в статус, отличный от тех, что были указаны при настройке.
При этом, в LIFE POS заказ будет удален, а в МойСклад создастся комментарий об удалении заказа. При переводе заказа снова в статус, при котором происходит создание заказа в LIFE POS, заказ будет отправлен повторно.
Создание рабочих мест, ЮЛ и сотрудников
Юридические лица в LIFE POS создаются автоматически при передаче нового заказа с выбранной организацией. При этом в LIFE POS проверяется наличие юридического лица по ИНН, если совпадающих нет, то создается новое. При создании указываются: наименование (если в МойСклад название состоит из латиницы, наименование преобразуется в кириллицу), ИНН, юридический адрес и система налогообложения (всегда общая). Поля берутся из карточки ЮЛ в МойСклад.
Если у ЮЛ в системе МойСклад не указан ИНН, в LIFE POS такое юридическое лицо не создастся, заказ будет передан на дефолтное юридическое лицо и в МойСклад будет заведена задача.
Для регистрации оплаты заказов в МойСклад для каждой организации будет создана отдельная точка продаж (одновременно с созданием ЮЛ и торговой точки в LIFE POS). У каждой такой точки продаж будет указан индикатор - префикс [LP]. Посмотреть созданные точки продаж можно, перейдя в раздел Розница → Точки продаж.
Открытие и закрытие кассовых смен на точке продаж в МойСклад будет происходить автоматически при оплатах заказов в LIFE POS.
При изменении заказа сотрудником, который еще не зарегистрирован в LIFE POS, происходит создание нового рабочего места и курьера в системе. (Если чек-бокс “Создавать заказы на ответственного (МойСклад)” при настройке интеграции был включен).
Поиск сотрудника в системе LIFE POS осуществляется по номеру телефона
При создании заказа с указанием существующего в LIFE POS сотрудника, создание нового сотрудника и рабочего места не происходит.
У нового сотрудника обязательно должен быть указан номер телефона, поскольку это обязательное поле в LIFE POS.
Номер телефона берется из карточки сотрудника в МойСклад. При отсутствии номера телефона сотрудник не будет создан, а заказ создастся на дефолтного пользователя. При этом заводится соответствующая задача на смену номера в МойСклад. Формат номера, начинающийся с “8” заменяется на “+7”.
При создании нового сотрудника и рабочего места на номер телефона сотрудника отправляются СМС, содержащие данные для авторизации в ЛК, код активации приложения и пин для входа в приложение.
Изменения по данным сотрудника не передаются в LIFE POS после того, как сотрудник был создан (кроме номера телефона) При смене номера телефона в LIFE POS будет создан новый сотрудник.
После того, как курьер активирует приложение по коду из СМС и выберет магазин для работы, ему будет доступна оплата заказа.
После того, как заказ будет передан в LIFE POS, оплата по нему возможна только на стороне LIFE POS.
Важно! В LIFE POS формируется рабочее место для каждого сотрудника. Сотрудник, при активации рабочего места, привязывается к магазину и в дальнейшем не может изменить его. При формировании заказа в МойСклад нужно учитывать, что для сотрудника, назначенного в заказ, в приложении будут отображаться ТОЛЬКО заказы на выбранный при активации магазин.
Для оплаты заказа сотруднику необходимо перейти в заказ, далее в оплату и выбрать тип оплаты.
При выборе раздельной оплаты будет необходимо выбрать сумму оплаты наличными и картой.
После того, как заказ будет оплачен в LIFE POS, информация об оплате будет добавлена и в МойСклад с помощью связанного документа. В самом документе будет указан тип оплаты, на который был закрыт заказ.
Статус оплаченного заказа изменится на тот, который был указан при настройке интеграции.
Также в самом заказе отобразится комментарий об оплате через LIFE POS.
Возврат оплаты возможен как в системе МойСклад, так и через LIFE POS.
Для возврата оплаты в МойСклад необходимо создать связанный с заказом документ возврата. Для этого в оплаченном через LIFE POS заказе переходим в связанные документы, выбираем документ продажи.
На основании документа продажи создаем документ возврата.
В МойСклад поддерживается как частичный, так и полный возврат. Для частичного возврата удалите из созданного документа позиции, которые не нужно возвращать.
После выбора нужных товаров сохраните документ. При успешном возврате в основном заказе в МойСклад укажется комментарий с суммой возврата.
В приложении LIFE POS заказы с возвратом отмечаются специальными значками. Для просмотра закрытых заказов перейдите в “Архив” и найдите нужную продажу.
Для возврата оплаты через приложение LIFE POS необходимо перейти в “Архив”, выбрать заказ и перейти в него. Далее выбрать возврат.
После того, как возврат будет произведен в приложении, в МойСклад изменится статус заказа на тот, который был указан при настройке интеграции. В заказе также отобразится комментарий о возврате и будет создан документ возврата.
При возврате через LIFE POS поддерживается только полный возврат денежных средств.
Изменить сумму заказа, передаваемого в LIFE POS можно несколькими способами: изменить цены товаров в заказе, создать связанный документ предоплаты или документ отгрузки. Рассмотрим два последних способа.
Для создания связанного документа предоплаты перейдите в нужный заказ и выберите “Создать документ” - “Предоплата”.
В открывшемся документе укажите смену и сумму и тип предоплаты. Сохраните изменения.
Предоплата распределяется по заказу, уменьшая цену не всех позиций одновременно, а одну за одной, пока сумма заказа не будет корректной.
Документ предоплаты может быть создан как до создания заказа в LIFE POS, так и после.
Для создания связанного документа отгрузки перейдите в нужный заказ и выберите “Создать документ” - “Отгрузка”.
В открывшемся документе оставьте только те товары, которые не нужно передавать в LIFE POS (см. Рис. 41). Сохраните изменения.
Отгруженные товары попадут в заказ в LIFE POS с нулевой ценой. “Тестовый товар НДС 18%” был обнулен из-за связанного документа отгрузки.
Аналогично работают документы розничной продажи. Товары “Тестовый товар НДС 0%” и “Тестовый товар НДС 10%” были обнулены из-за связанного документа розничной продажи.
Каталог товаров и услуг в LIFE POS формируется на основе товаров в МойСклад.
При отправке заказа каталог дополняется товарами из заказа, если их нет в LIFE POS. При наличии соответствующих товаров в каталоге LIFE POS, новые товары не создаются, а используются уже созданные.
При формировании новой позиции в LIFE POS указываются ее наименование, цена, описание, единица измерения, маркировка и НДС.
Поле “наименование” ограничено в LIFE POS 128 символами. В случае, если в МойСклад заведен товар, который не проходит валидацию, при формировании заказа, наименование обрезается до допустимого значения. При передаче поддерживаются латиница, кириллица и спец.символы.
Цена товара передается единственный раз при создании товара и указывается, исходя из цены товара в заказе МойСклад без учета скидок.
НДС равен НДС товара в МойСклад, нестандартные НДС будут заменены на ближайшие стандартные (например НДС 18% будет заменен на 20%).
При любом изменении в товаре в МойСклад после его создания в LIFE POS, изменения не будут перенесены.
У товара в МойСклад обязательно наличие единицы измерения, иначе в LIFE POS товар будет создан с единицей измерения “штука