2. Настройки в личном кабинете для старта работы (личный кабинет LIFE POS)
- Авторизация в личном кабинете
- Что делать если у меня нет личного кабинета?
- Создание рабочего места
- Создание торговой точки
- Настройка способов оплаты и расширения
- Добавление сотрудников
3. Авторизация в приложении LIFE POS
- Ввод кода активации рабочего места
- Выбор торговой точки
- Ввод пинкода сотрудника
- Что делать если я не помню пинкод?
6. Работа в базовом приложении MSPOS-Expert
7. Возможные ошибки и их решение
Касса MSPOS-K
Как включить/выключить кассу
Для включения или выключения кассы потребуется зажать кнопку
В случае выключения устройства, появится окно с возможными вариантами
- перезагрузка (оборудование выключиться и включиться снова)
- отключить питание (оборудование выключить)
Как подключиться к wi-fi
Подключить MSPOS К к сети интернет возможно с помощью WiFi- соединения, либо с помощью SIM-карты.
Открыть на экране меню - Настройки.
Перейти в раздел WI-FI. Для включения Wi-Fi, следует перевести переключатель в положение "включено" (вправо). Выберите нужную точку для соединения и подключитесь.
Канал сотовой связи. 2G/3G/4G:
Установите сим карту:
1. Необходимо перевернуть устройство и отключить винт:
Установите сим карту и закрутите винт:
Во избежание системных ошибок карта устанавливается в слот и вынимается при выключенном ККТ.
Поддерживаются карты GSM/CDMA/WCDMA/TDS CDMA/EVDO/LTE
Для установки симкарты, следует открутить крепежный винт крышки батарейного отсека.
Как заменить чековую ленту
Для принтера используется термобумага 58мм с характеристиками рулона:57±0.5мм х Ø40мм.
1. Крышка отсека принтера открывается с помощью ручки. Открытие крышки с применением усилия может повредить шестерни принтерной головки.
2. Рулон бумаги должен быть размещен в отсеке, как показано на рисунке. Небольшая часть бумаги должна быть выдвинута за пределы гребенки.
3.Закрыть плотно крышку отсека принтера.
Внимание: Если при печати бумага остается пустой, необходимо проверить положение рулона.Настройка даты и времени
Обслуживание печатающей головки:
Как зарядить кассу
Подзарядка аккумулятора производится через microUSB порт ККТ с помощью micro USB кабеля.
Вставьте кабель от зарядного устройства в microUSB разъем ККТ:
На экране появится иконка, демонстрирующая процесс зарядки; Если иконка не появилась, проверьте надежность контактов кабелей и устройств.
Описание аккумулятора: В ККТ используется 3.7V / 5200mAh встроенный литиевый аккумулятор.
Пользователю не рекомендуется вынимать аккумулятор из ККТ.
Подзаряжать аккумулятор необходимо в любое удобное время, не дожидаясь его полной разрядки. Это удлинит его срок службы.
Настройки в личном кабинете LIFE POS для старта работы
Авторизация в личном кабинете
Для входа в ЛК перейдите по ссылке и введите данные "Логин(это номер телефона)" и "Пароль", который приходил в смс на телефон владельцу компании от LIFE POS.
Что делать если у меня нет личного кабинета?
Перейдите на https://my.life-pos.ru и нажмите Заведите аккаунт.
Укажите номер телефона для входа и нажмите Отправить код.
Введите Код из SMS, Ваши имя и фамилию и укажите желаемый Пароль.
Нажмите Создать личный кабинет.
Укажите ИНН или название компании. Личный кабинет сам заполнит доступную юридическую информацию.
Укажите Email руководителя и нажмите Продолжить.
Если у вас ещё нет компании, то нажмите Пропустить. Личный кабинет автоматически создаст пробную компанию. Вы сможете изменить её позже в разделе Структура бизнеса → Юридические лица.
Личный кабинет предложит активировать LIFE POS на смартфоне или на кассе. Это можно сделать позже. Когда активируете или решите пропустить шаг, нажмите Продолжить.
- Личный кабинет откроет Мастер настройки и предложит выполнить начальную настройку.
Для добавления юр. лица необходимо:
- В разделе “Структура бизнеса” выбрать вкладку “Юридические лица”;
- Нажимаем кнопку “Добавить”, в открывшемся окне заполняем поля;
После завершения нажимаем “Добавить"
После этого появится окно для ввода данных о юр. лице:
Заполняем данные:- Наименование - укажите название вашей компании (ИП или ООО), например: Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович,
- Юридический адрес - укажите юридический адрес вашей компании, например: г. Москва, улица 1-ая, дом 2,
- ИНН - ИНН компании
- Система налогообложения - выберите систему налогообложения вашей компании:
- Виды СНО:
- Общая система налогообложения
- Упрощенная (доход)
- Упрощенная (доход минус расход)
- Патентная
- Единый сельскохозяйственный налог
- КПП - не обязательный реквизит
- ОГРН - не обязательный реквизит
- Когда все необходимые данные будут внесены - нажмите кнопку "добавить" и юридическое лицо появится в списке,
Создание рабочего места
Создание рабочего места требуется если у Вас ещё не добавлено ни одного рабочего места, или Вам требуется добавить ещё одно или несколько рабочих мест. Рабочее место - это по сути устройство на котором будет установлено приложение LIFE POS, для каждого нового устройства требуется отдельное рабочее место. Для создания рабочего места потребуется в личном кабинете LIFE POS зайти в раздел "структура бизнеса", вкладку "рабочие места" и нажать кнопку "+ добавить":
Зайдите в личном кабинете LIFE POS в раздел "Структура бизнеса", вкладка “Рабочие места” и нажмите кнопку “Добавить”.
Добавьте устройства, на которых сотрудники будут работать. Обратите внимание, что после ввода данных и сохранения - сотруднику будет отправлено смс с кодом активации устройства и пин код к его учетной записи в приложении.
Заполняется:
- Наименование - название рабочего места, например "Касса №1" или "Магазин Ромашка"
- Номер - введите номер рабочего места, лучше по порядку (от 1 до 9999),
- Тип
- стационарная - касса установлена на торговой точке,
- мобильная - разъездной вид деятельности,
- автомат
- Фамилия, Имя - из списка выбираете сотрудника которому будет выслан код активации рабочего места.
После того как рабочее место будет добавлено - сотруднику которого выбрали из списка придёт 8-значный код активации рабочего места, который он должен будет ввести в приложении LIFE POS на кассе или смартфоне.
Создание торговой точки
Создание торговой точки требуется если у Вас ещё не добавлена торговая точка или Вам требуется добавить ещё одну или несколько торговых точек. Для создания торговой точки потребуется в личном кабинете LIFE POS зайти в раздел "структура бизнеса", вкладку "торговые точки" и нажать кнопку "+ добавить":
Откроется окно, куда потребуется внести данные о Вашей торговой точке:
“Наименование” - обязательное поле - можно указать название магазина, или офиса в котором находится ККТ
“Фактический адрес” - обязательное поле - фактический адрес, где установлена ККТ,
“Юридическое лицо” - обязательное поле - выберите ЮЛ из списка. Торговая точка будет закреплена за выбранным ЮЛ,
“Бренды” - необязательное поле - торговая точка будет закреплена за Брендом выбранным из списка. Если брендов нет или необходимости привязки к бренду нет - это поле можно не заполнять.
Данные из этого раздела на кассовом чеке не отобразятся, там будут только параметры зарегистрированные на ККТ!
Настройка способов оплаты и расширения
В разделе "Структура бизнеса", в торговой точке можно настроить способы оплаты которые будут применяться только на рабочих местах привязанных к конкретной торговой точке, а так же ряд расширений - СБП и облачная фискализация.
Для настройки способов оплаты перейдите в раздел "Структура бизнеса, вкладку "Торговые точки" и нажать на Вашу торговую точку. Откроется подробная информация о ней:
Если на торговой точке уже есть строка "Настройка способов оплаты" - нажмите на значок в виде шестерёнки с правой стороны. Если такой строки нет - нажмите синюю кнопку "+ расширения" и выберите в открывшемся списке "Настройка способов оплаты".
После одного из описанных действий у Вас откроется окно в котором Вы сможете галочками выбрать какой способ оплаты будет доступен каждой из ролей сотрудников:
Разновидности способов оплаты:
- Наличными - когда покупатель оплачивает наличными деньгами;
- Электронными - когда покупатель перевёл деньги напрямую на расссчётный счёт, оплатил по стороннему POS терминалу, или по стороннему эквайрингу, не передающему информацию о платеже приложению LIFE POS. Этот способ оплаты можно выбирать только если оплата уже гарантированно прошла, и требуется только фискализировать кассовый чек;
- Картой - оплата по пластиковой карте через платёжный терминал связанный с приложением LIFE POS (например через встроенный терминал на смарт-кассе LIMON);
- Раздельной - оплата смешанным способом, когда у клиента часть суммы оплачивает наличными, а часть по пластиковой карте;
- СБП - оплата через систему быстрых платежей пождключенную к LIFE POS.
Так же в этом разделе через кнопку "+ расширения" есть возможность настроить необходимые Вам расширения (если они будут использоваться в Вашей работе и все условия для их функционирования выполнены:
Облачная фискализация - позволяет для конкретной торговой точки настроить фискализацию чеков создаваемых кассиром в приложении LIFE POS на облачной кассе непосредственно на торговой точке или в нашем дата-центре
Система быстрых платежей (СБП) - позволяет настроить возможность приёма платежей в приложении LIFE POS по СБП, при условии что она подключена по Вашему юридическому лицу.
Добавление сотрудников
При регистрации личного кабинета всегда добавляется один сотрудник с ролью "владелец" - это тот кто регистрировал личный кабинет самостоятельно, или был зарегистрирован в системе LIFE POS при приобретении ККТ.
Имя сотрудника который зашёл под своим пинкодом в приложение LIFE POS будет отображаться на кассовом чеке в качестве имени кассира.
Для добавления сотрудника на главной странице переходим на вкладку “Сотрудники” - “Добавить”:
В открывшемся окне вводим:
- ФИО сотрудника
- Логин для входа - поле заполняется латинскими буквами, например фамилия сотрудника: ivanov,
- Роль в компании -
- “Владелец” - имеет все права на ЛК, редактирование\добавление информации;
- “Администратор” - не имеет прав на удаление пользователя “Владелец”, все остальные поля так же остаются редактируемыми;
- “Менеджер” - может изменять данные в разделе “Каталог” (Категории; Товары и услуги; Ед. измерения);
- “Кассир” - может только просматривать раздел “Каталог” и вкладку “Сотрудники”
- "Гость" - может только читать организацию. Также у “Гостя” нет возможности создать продажу в приложении (кнопка “Новая продажа” не отображается,
- Номер телефона - номер телефона сотрудника. На этот номер поступит пароль для входа в ЛК LIFE POS и пин код сотрудника для входа в приложение LIFE POS
Когда все данные будут заполнены - нажмите кнопку "добавить" внизу и сотрудник сохранится, а в смс на его номер телефона придёт данные для входа в личный кабинет и приложение LIFE POS
Авторизация в приложении LIFE POS
Ввод кода активации рабочего места
Ввод кода активации рабочего места требуется только при первом запуске приложения LIFE POS на устройстве, или после его полного удаления и повторной установки.
При первом запуске LIFE POS появится окно для ввода 8-значного кода активации рабочего места:
При создании рабочего места код активации приходит выбранному сотруднику на номер телефона в смс-сообщении, или владельцу компании если личный кабинет LIFE POS регистрировался вместе с кассой.
Если код активации утрачен, его можно восстановить по инструкции
Введите код активации в приложение LIFE POS - сразу начнётся загрузка данных. Перед этим обязательно убедитесь что касса уже подключена к интернету по SIM-карте или wi-fi, иначе возникнет ошибка ввода, как и при неверном вводе пинкода:
Выбор торговой точки
После ввода кода активации и загрузки данных на экране появится список доступных к выбору торговых точек. Выберите ту которая Вам сейчас нужна и подтвердите выбор:
Ввод пинкода сотрудника
После того как будут активированы рабочее место и торговая точка при каждом входе в приложение будет требоваться ввод пинкода. 6-значный пинкод приходит на номер телефона сотрудника зарегистрированного в LIFE POS в смс-сообщении с номера LIFE_POS.
Что делать если я не помню пинкод?
Если Вы не помните пинкод от приложения LIFE POS его можно восстановить через личный кабинет.
Для этого зайдите в личный кабинет, раздел "структура бизнеса", вкладка "сотрудники" и нажмите на сотрудника, которому требуется восстановить пинкод - после этого откроется информация о нём.
Далее нажмите на три точки в верхнем правом углу и нажмите "Отправить новый PIN-код"
После этого высветится уведомление с вопросом хотите ли Вы сгенерировать новый пинкод для этого сотрудника. Нажмите "Да" и он будет выслан в смс на привязанный номер телефона.
Как добавить каталог
Добавление позиций вручную
Подробнее о добавлении каталога вы можете узнать по ссылке.
Для того чтобы добавить позицию в каталог зайдите в личном кабинете LIFE POS в раздел "каталог", вкладка "товары и услуги" и нажмите кнопку "+ добавить" вверху слева. Откроется окно заполнения данных о позиции:
- “Наименование” отражает название товара, например: Капучино,
- “Описание” - указывается по желанию,
- “Цена” - отвечает за стоимость позиции,
- “Единица измерения” - может быть выбрана только из ранее добавленных на вкладке “Ед. измерения”,
- “НДС” - для каждого товара необходимо указывать НДС, если вы работаете без НДС выберите "НДС не облагается",
- “Категория” - при нажатие на это поле товар можно будет добавить в необходимую категорию. Категории должны быть заранее созданы во вкладке “Категории”. Если не указывать категорию, товар сохранится в общем списке.
- “Предмет расчета” - открывает список признаков, которые можно присвоить товару/услуге. Чтобы узнать какой признак присвоить товару, нужно обратиться в налоговую,
- “Страна производства” - используется для отображения страны производителя товарной позиции,
- “Штрих-код EAN-13” - указывается код, считываемый с позиции с помощью сканера (это уникальный номер товара, что служит для идентификации товарной единицы в базе производственного предприятия или магазина),
- “Артикул” - код позиции во внутренней системе учета
- “Маркировка” - в данном поле выбирается к какой категории маркированного товара относится позиция, если это применимо. В случае выбора какой-либо категории - при продаже данной позиции будет включаться сканер для считывания маркировки с упаковки. При успешном сканировании товар добавляется в продажу.
После заполнения данных нажмите "Добавить".
На кассе добавленные товары и услуги отобразятся после перезагрузки при условии подключенного работающего интернета.
Импорт из документа
Если у вас несколько позиций - для удобства можно воспользоваться Импортом каталога. Чтобы массового загрузить позиции каталога
- Перейдите в раздел “Каталог” - “Импорт”
- Нажмите на кнопку “Импорт”
- В появившемся окне выберите условия импорта:
- Полностью заменить позиции: подразумевает полное пересоздание позиций. Если у вас уже есть позиции и вы хотите их заменить/удалить или вы загружаете впервые каталог - выберите этот вариант импорта.
- Добавить новые и обновить текущие позиции: позволяет обновить текущие позиции в случае их отличия, а также загрузить те, которых не хватает в каталоге из прикрепляемого вами файла.
- А также одно или несколько условий сопоставления позиций при загрузке:
- По наименованию
- По артикулу
- По штрихкоду
- Выберите или перетащите файл каталога для загрузки.
Обратите внимание, что для корректной загрузки позиций, категорий и единиц измерения - файл должен быть заполнен строго по шаблону, с 5-ой строки. Если у вас нет шаблона на текущей странице вы можете его скачать и привести свой файл в соответствии с требованием. - Нажмите Загрузить. Дождитесь загрузки файла.
- После загрузки вы увидите промежуточные данные импорта - изменяемые, удаляемые или добавляемые позиции. Если вы согласны с этими данными - нажмите “Принять” и дождитесь обработки импорта.
Обратите внимание, что одновременно возможен только один импорт. Если ранее вы создавали задачу на импорт но не подтвердили ее для завершения - потребуется принять решение сначала по старому импорту, затем при необходимости начать новый
Работа в приложении
Как открыть/закрыть смену
Если смена была закрыта, то при входе в приложение сразу потребуется открыть смену:
Если вы не закрыли смену своевременно, при входе в приложение потребуется закрыть смену:
Автоматически будет выполнена сверка итогов (закрытие смены на банковском терминале)
Выполнить отчеты можно и позднее. Для этого по клику на иконку “Бургер” (три параллельные линии) в левом верхнем углу приложения откроется главное меню приложения.
- Если смена открыта, то в нем будут пункты “Закрыть смену” и “X-отчет”
- Если смена закрыта, то будут пункты “Открыть смену” и “X-отчет”.
По одному клику на пункт “Открыть смену” / “Закрыть смену” смена будет соответственно открыта или закрыта. При закрытии смены происходит автосверка по банковскому терминалу.
Как сделать продажу
В приложении LIFE POS откройте раздел “Продажи”
Выберите раздел “Открытые” — нажмите “Новая продажа” или выберите из списка отложенную продажу.
Добавьте позиции в продажу:
По окончанию нажмите на кнопку “Оплатить”, и начните расчет с покупателем
Как фискализировать чек
В том случае если чек не фискализировался (например если кассир забыл открыть смену а продажу провёл), его можно фискализировать вручную после устранения причины ошибки.
В разделе “Продажи” во вкладке «Архив» выберите из списка операцию, которую требуется фискализовать (отмечена красным "Не фискализована")
Напротив даты операции нажмите на 3 вертикальные точки – выбрать «Фискализовать».
Денежный ящик
Кассир имеет дополнительный инструмент контроля средств: может вносить наличные (размен) в кассу (операция “Внесение”) и изымать наличные из кассы (Изъятие). Это не фискальные операции, в ОФД и налоговую они не отправляются.
При проведении продажи по наличным, приложение LIFE POS автоматически учитывает полученную сумму оплаты от покупателя, и выводит сумму в чеке в строчку "В денежном ящике наличных".
Это сделано для того, чтобы сотрудники могли отслеживать количество денежных средств в кассе. Данные выводятся в X, и Z-отчет, но эти данные не передаются в ОФД.
По окончанию дня, денежные средства можно изъять из кассы, или оставить и накапливать (на усмотрение самой компании).
Для просмотра денежного ящика в меню приложения LIFE POS перейдите в раздел "Денежный ящик":
Работа в базовом приложении MSPOS-Expert
Что такое MSPOS-Expert
MSPOS-expert - это базовое кассовое приложение на Вашей кассе, взаимодействующее напрямую с кассовым ядром. Оно позволяет снимать с кассы любые отчёты, просматривать и изменять регистрационные данные, а так же создавать кассовые чеки с любыми необходимыми реквизитами.
Как авторизоваться
При открытии приложения первое что Вы увидите - просбу ввести пароль:
Паролем на Вашей кассе по умолчанию являются последние 4 цифры серийного номера кассы:
Введите их в строку ввода пароля и нажмите "вход".
Как открыть/закрыть смену
Зайдите в меню приложения MSPOS-expert (для этого нажмите три полоски в верхнем левом углу экрана):
Перейдите в раздел "отчёты".
В первой вкладке "смена" введите имя кассира в одном из форматов: ФИО полностью, ФИ, Ф инициалы. Далее нажмите "открыть" или "закрыть" (в зависимости от того требуется Вам открыть или закрыть смену соответственно):
Больше о базовом приложении
Больше узнать о приложении MSPOS-expert и Вашей кассе Вы можете в инструкциях в нашей базе знаний.
Регистрация и перерегистрация ККТ
Создание чеков в базовом приложении
Возможные ошибки и их решение
В приложении LIFE POS нет кнопки “открыть смену”
Проверьте наличие интернета на кассе и уровень заряда. Если уровень заряда менее 40% поставьте кассу на зарядку и подзарядите. После этого закройте на кассе все приложения и перезагрузите её. После перезагрузки ККТ авторизуйтесь в приложении LIFE POS - возможность открыть или закрыть смену должна появиться.
Фискальный регистратор по умолчанию не найден
Данная ошибка возникает в тех ситуациях когда система налогообложения (далее СНО) на кассе и в личном кабинете LIFE POS различаются.
Если Вы перерегистрировали СНО на кассе, но не изменили её в личном кабинете LIFE POS, зайдите в личный кабинет https://my.life-pos.ru/ , перейдите в раздел "структура бизнеса", вкладка "юридические лица", нажмите на Ваше юридическое лицо (или ИП) и затем в открывшейся карточке нажмите значок карандаша в верхнем правом углу. Измените СНО на корректную, убедитесь что стоит только одна СНО, сохраните данные. Перезагрузите кассу. После перезапуска ошибка исчезнет если на кассе и в личном кабинете будут одинаковые данные.